Papier ma dwóch poważnych wrogów: ogień i wodę. W tym przypadku zadziałały oba żywioły. W Zakładzie Archiwalnym Składnicy Akt przechowywane były dokumenty ze zlikwidowanych przedsiębiorstw. Są one konieczne do ustalenia stażu pracy, wysokości emerytury itd.
- Początkowo niezbędne informacje trzeba było dostarczyć do 2002 roku. Potem termin przesunięto na 2006 rok. ZUS z powodu ilości wpływających papierów "zablokował się". W związku z tym nie ma ostatecznej daty zakończenia nadsyłania dokumentów, ustalających kapitał początkowy. Jeśli do tego dodać osoby, które chcą dokonać korekty z powodu nieścisłości w urzędzie, otrzymamy setki wniosków – powiedział starszy specjalista z Archiwum Miejskiego we Wrocławiu. - Z własnego doświadczenia mogę przypuszczać, że cały ten proces potrwa, lekko licząc, dziesięć lat – dodaje.
Co spłonęło na Swobodnej?
- Nie podajemy informacji o przedsiębiorstwach, których akta spłonęły – powiedział Hubert Farys, właściciel Zakładu Archiwalnego Składnicy Akt. - Ze swej strony mogę zapewnić, że uratowało się lub jest do odzyskania 100 procent akt osobowych i płacowych. Na razie to, co zostało, ratujemy sami. Wszystkie jednak akta są albo nadpalone albo mokre. Firmę zewnętrzną, która zajmie się odzyskiwaniem dokumentów, wybierze ubezpieczyciel, ponieważ to on pokrywa wszystkie koszty.
Z innych, nieoficjalnych źródeł wiemy, że przechowywano tam akta ok. 15 firm, takich jak Hydrobudowa, Skrabex, Minio, Asko Meble, Blazbud S.A., JWP s.c., Gama Technologie, U.H.D., Inbud s.c., Howell S.A., Mile s.c., G.K.M ESPRIT, Bus Service S.c., PHU Argon (wszystkie z Wrocławia) czy Service z Katowic. Miasto, będące właścicielem ziemi, wypowiedziało umowy najmu w związku z planowana inwestycją. Jej termin minął kilka miesięcy temu. W związku z tym sukcesywnie przenoszono również akta. – Przeprowadzka trwała od kwietnia – zapewnia Huber Farys, prezes firmy. – Nie zdążyliśmy ze wszystkim – dodaje.
Kto sprawuje nadzór?
Szczegółowe warunki składowania akt reguluje rozporządzenie ministra kultury z dnia 15 lutego 2005 roku w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców. Budynki, w których składowane są dokumenty, powinny być usytuowane na gruncie suchym, nie grożącym osunięciem i położone powyżej poziomu zalewowego. Mają też być wyposażone w ognioodporne drzwi oraz instalację sygnalizacyjno – alarmową. Kompleks baraków na ul. Swobodnej o powierzchni ponad 1000 metrów w 90% był zbudowany z drewna. Czy łatwopalny materiał nie wzbudził podejrzeń organu nadzorującego?
- Ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach obowiązek składowania dokumentacji pracowników, na podstawie której ustalany jest wymiar emerytury czy renty, nakłada na zakład pracy. Działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji ustawowej i płacowej jest regulowana przez ustawę o swobodzie działalności gospodarczej – powiedziała Ewa Perłakowska, naczelnik Wydziału Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych w Warszawie. - Aby ją rozpocząć, wymagany jest wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych. Organem prowadzącym jest marszałek województwa, który niezwłocznie informuje Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. To również Urząd Marszałkowski dokonuje koniecznych kontroli lub zleca je innemu organowi wyspecjalizowanemu w kontroli tego rodzaju działalności - dodaje.
Co dalej?
ZUS działa dość jednostronnie. W razie niejasności to pracownik ma udowodnić wysokość wynagrodzenia, od którego wylicza się podstawę wymiaru kapitału początkowego. Na jego barkach spoczywa również pilnowanie czy wszystkie zakłady pracy zostały przez urząd uwzględnione, czy nie ma jakiś pomyłek w przesyłanych sprawozdaniach. Od 1 stycznia 1999 roku, jak stanowią nowe przepisy emerytalne, firmy odprowadzają za każdego pracownika składki, które trafiają na jego "indywidualne konto". Przed tym rokiem przedsiębiorca wysyłał zbiorczo pieniądze do ZUS. Tak wygląda teoria, jednak często rozmija się ona z praktyką.
Przede wszystkim należy zapamiętać, że firmy zatrudniające do 20 pracowników do 1998 roku miały obowiązek imiennego zgłaszania ich do ubezpieczenia społecznego. Wypełnienie tego obowiązku przez pracodawcę rozwiązuje wszystkie kłopoty. W ten sposób ZUS posiada bowiem informacje na temat wpłacanych składek. Wystarczy jeszcze dołączyć świadectwo pracy oraz wypełniony kwestionariusz dotyczący okresów składkowych i bezskładkowych. W przypadku, kiedy nie ma dostępu do tych pism, zaczynają się schody. Następnym pomocnym dokumentem będzie legitymacja ubezpieczeniowa, zawierająca dane o wynagrodzeniu. Musi mieć wszystkie konieczne pieczątki i podpis osoby dokonującej wpisu. Co jednak gdy nie posiadamy w legitymacji wpisu o wysokości wynagrodzenia?
- W postępowaniu przed ZUS po złożeniu wniosku o uzyskanie emerytury, dowód ze świadków jest dopuszczalny jedynie wówczas, gdy zainteresowany wykaże, że nie może przedstawić zaświadczenia zakładu pracy. Jednakże tym sposobem można wykazać jedynie okres zatrudnienia, a nie np. wysokość wynagrodzenia czy okoliczność wykonywania pracy w warunkach szczególnych. – poinformował mecenas Krzysztof Buck. - W takich przypadkach jedyną drogą do uzyskania świadczenia emerytalnego jest powództwo do sądu o ustalenie (można takie żądanie zawrzeć także w odwołaniu od niekorzystnej decyzji ZUS). Jednakże postępowanie sądowe wiąże się zazwyczaj ze skomplikowanym postępowaniem dowodowym - w przypadku braku dokumentów, można się oprzeć jedynie na zeznaniach świadków.
Przyczyn pożaru jeszcze nie ustalono. - Czekamy na opinię biegłego z zakresu pożarnictwa. Jej przygotowanie może zająć nawet kilka tygodni – informuje młodszy aspirant Kamil Rynkiewicz.
